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Por: Natalia Gutiérrez Antezana

Los documentos son evidencia y memoria, que no solamente representan hechos y datos, si no también, preservan la esencia misma de la historia o trayectoria de cada caso. Desde contratos hasta sentencias o incluso hasta las odiadas fotocopias de cédula de identidad, cada documento refleja decisiones, acciones y acuerdos que significan más que el material que los soporta.

La gestión documental (la forma en la que administramos, organizamos y preservamos los documentos) ha ido evolucionando, pasando de estantes llenos de archivadores a almacenamiento en la nube, que está a nuestro alcance con un par de clicks. Esta transición del papel al formato digital ha agilizado el acceso a la información, permitiendo así búsquedas instantáneas, colaboración remota y una gestión más eficiente. Sin embargo, este cambio no solo implica la adopción de nuevas herramientas, sino también el desafío de garantizar la integridad y seguridad de la información en este nuevo entorno digital, donde la protección contra amenazas debe ser tarea prioritaria para cada institución, empresa o estudio jurídico que almacene datos.

1. Gestión Documental en el Contexto Jurídico

La gestión documental en el ámbito legal comprende un conjunto de prácticas y procesos diseñados para administrar eficientemente la información escrita, digital o cualquier registro relevante para cada caso. Este enfoque integral abarca desde la creación hasta la disposición final de los documentos, asegurando la integridad, autenticidad y accesibilidad de la información, donde la precisión y el orden son clave para no perder el hilo de la verdad material.

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Este proceso comienza con la creación de cada documento, desde la redacción de contratos, informes, demandas o archivo de cada documento relevante para el caso. En esta etapa, se enfatiza la precisión y claridad en la redacción. 

En el pasado, el procedimiento consistía en almacenar documentos físicos en carpetas y cajas, pero con el avance tecnológico, se ha evolucionado hacia sistemas de almacenamiento digital, como servidores en la nube o bases de datos seguras. Estos permiten una organización más eficiente y un acceso más práctico a la información.

La organización es clave en la gestión documental, implica categorizar, etiquetar y clasificar los documentos de manera lógica y coherente para facilitar su búsqueda y recuperación. Para esto se debe adoptar una técnica eficiente de creación de expedientes que se encuentren debidamente categorizados y con la información actualizada.

La facilidad de acceso a la documentación es fundamental, una práctica correcta de gestión documental debe establecer sistemas que permitan recuperar la información de forma rápida y precisa cuando sea necesaria. Esto puede incluir la implementación de software de gestión documental, índices detallados o metadatos que faciliten la búsqueda de documentos específicos dentro de grandes bases de datos.

La incorporación de metadatos en la gestión documental es clave para agilizar la recuperación de información. Estos metadatos son datos descriptivos que ofrecen información adicional sobre los documentos, como fecha de creación, autor, palabras clave o resumen del contenido.

2. Eficiencia Operativa

Más allá de la preservación de la documentación en un sentido de importancia por lo que contiene, se debe pensar también en la eficiencia. Según estadísticas el tiempo promedio de búsqueda de un documento físico (por empleado) es de 121 minutos al día, que traducidos en horas son 500 horas al año, es decir estamos hablando de 62 días de perjuicio, lo que afecta a la productividad y genera un retraso en la toma de decisiones y además a la larga supone un coste extra para la empresa. 

La organización adecuada de documentos también facilita la colaboración entre equipos. Cuando cada integrante del estudio puede acceder fácilmente a la información necesaria para un caso, la comunicación fluye de forma eficiente. Esto se traduce en equipos más cohesionados, toma de decisiones más ágil y una representación legal más sólida.

3. Cumplimiento Normativo

3.1. Decretos Supremos (D.S.)

• DS Nº 22396, 16 de diciembre de 1989: Este Decreto declara de utilidad nacional las documentaciones privadas, promoviendo su preservación y acceso para la investigación científica y el desarrollo nacional, estableciendo la obligación tanto para los poseedores como para el Estado de precautelar su conservación. Además, fomenta la transferencia voluntaria de estos documentos a archivos públicos y establece sanciones penales para la destrucción o exportación ilegal de dichos recursos.
• DS Nº 22145, 11 de julio de 1989: Las documentaciones inactivas de entidades públicas son declaradas de utilidad y necesidad nacional por este Decreto. Prohibiendo su destrucción y sancionando los daños causados, además de instruir medidas para preservar, resguardar y garantizar el conocimiento y respeto de la normativa relacionada en cada entidad pública.
• DS Nº 3525, del 4 de abril de 2018: Representa un hito significativo al presentar la Política de Atención a la Ciudadanía “Bolivia a tu Servicio” y el Portal de Trámites del Estado. Aunque su enfoque no se centra directamente en la gestión documental, este decreto sienta las bases para la integración de aspectos digitales en los procesos administrativos. Al priorizar la agilidad en trámites administrativos y promover la transparencia en la gestión pública, establece pautas claras para la atención ciudadana, la digitalización de trámites, la gestión de archivos digitales y la interoperabilidad entre entidades. Esta iniciativa se convierte en el pilar para una modernización progresiva y una transición hacia prácticas más avanzadas en la gestión documental.

3.2. Relevancia del Código de Comercio en la Gestión Documental

Habiendo explorado los decretos supremos en gestión documental, es crucial ahora examinar el Código de Comercio, una normativa de mayor alcance que impacta en la gestión y conservación de documentos en contextos legales y administrativos.

Este cuerpo normativo establece obligaciones de conservación de cierto tipo de documentos, como ser los libros contables o los registros financieros. Por ejemplo, de acuerdo con el artículo 51 y 52 del mismo, los libros y documentos de contabilidad llevados legalmente por los comerciantes y empresas, así como la correspondencia en relación con sus negocios, hacen fe entre ellos respecto a sus actividades y relaciones comerciales, en razón a esto, dichos documentos deben ser conservados por cinco años. 

Es importante destacar que, en Bolivia, a pesar de contar con regulaciones relacionadas con la gestión documental, la misma está quedando obsoleta frente a los rápidos avances tecnológicos y las cambiantes necesidades del entorno legal y administrativo. Tal es el caso del artículo 65 del Código de comercio que establece lo siguiente “Los comerciantes pueden conservar sus documentos y correspondencia en general, mediante sistemas de microfilm, copias fotográficas, fotostáticas y otros similares, en tanto cumplan con los requisitos legales exigidos para el efecto”. Si bien este enfoque quizás fue innovador en la década de los 70 cuando se promulgó este cuerpo legal, ahora se muestra insuficiente ante los avances tecnológicos.

La normativa vigente puede no estar completamente adaptada a la realidad digital, lo que genera desafíos en la gestión de documentos electrónicos, almacenamiento en la nube, seguridad cibernética y otros aspectos relacionados con la evolución tecnológica. Por tanto, visibilizar la brecha entre la normativa vigente y la práctica moderna de gestión documental es crucial, para poder contar con un marco legal actualizado que promueva la transparencia, protección de datos, acceso a la información y seguridad en un contexto legal en constante evolución.

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4. Seguridad y Confidencialidad

La protección de datos sensibles es crucial, ya que los documentos confeccionados y archivados en un estudio jurídico, contienen información confidencial y su seguridad no es solo una responsabilidad legal, sino también es un compromiso ético para proteger la privacidad de los clientes y la integridad del estudio jurídico.

Las amenazas, tanto internas como externas, son una realidad. Los documentos físicos pueden ser extraviados, indebidamente accedidos o dañados, mientras que los digitales enfrentan riesgos como hackeos, filtraciones o pérdida de datos. Por ello, cada empleado debe tener claros lineamientos sobre cómo tratar la información sensible y conocer su acceso a documentos específicos. Por esto, es esencial capacitar a todo el equipo jurídico en prácticas de seguridad, establecer protocolos claros para la manipulación de documentos físicos y digitales, y mantener una vigilancia constante para mitigar riesgos de seguridad.

5. Tecnología y Herramientas de Gestión Documental

La era digital ha introducido una variedad de herramientas y software especializados que han revolucionado la gestión documental en los estudios jurídicos, ofreciendo soluciones eficientes para el manejo de documentos legales. Estas herramientas no solo simplifican el proceso de organización, almacenamiento y acceso a la información, sino que también mejoran la seguridad y eficacia en la manipulación de datos sensibles. Ejemplos de Software y plataformas especializadas:

• MN Program: Ofrece gestión integral para abogados, incluyendo CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los Clientes, en español) facturación, contabilidad y tesorería. Destaca por funcionalidades avanzadas como firma digital, control horario, portal de clientes y reservas de citas online.
• Sudespacho.net: Proporciona alta personalización en el CRM, gestión completa de expedientes (documentos, emails e informes), facturación con gestión de tiempos.
• Basenet: Sistema modular en la nube con aplicaciones móviles, ofreciendo una amplia gama de funcionalidades básicas y opcionales. Destaca por importar datos desde otros sistemas, etiquetado avanzado en el CRM y cómputo del tiempo trabajado en casos.
• Quolaw: Incorpora un asistente virtual inteligente para guiar en procedimientos legales, CRM visual, módulo de expedientes con permisos de acceso, y funciones de facturación, aunque para contabilidad se requiere una solución especializada.
• Kleos: Gestión de tareas, portal en la nube para compartir información, integración con Outlook, paquete Office y Lexnet. Su sistema de gestión de tareas permite la definición de actividades, plazos y fases de forma eficiente. Con Kleos Connect, un portal en la nube, se facilita compartir información y documentos con colegas y clientes de manera segura y ágil.
• Aranzadi One: Solución completa para pequeños despachos con gestión integral, acceso a biblioteca de normativas con notificaciones de cambios, integración con Outlook, Lexnet, Google Calendar y justicias territoriales.
  
  

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Además de estas plataformas, avances como la inteligencia artificial y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) están siendo integrados en herramientas de gestión documental. Estos avances permiten la automatización de tareas, la identificación rápida de información relevante en grandes volúmenes de documentos y la mejora en la precisión de las búsquedas.

La adopción de herramientas tecnológicas especializadas en gestión documental no solo simplifica el trabajo diario de los estudios jurídicos, sino que también mejora la eficiencia, seguridad y precisión en la manipulación de documentos legales. Estas soluciones permiten a los equipos jurídicos enfocarse en tareas estratégicas, reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda y organización manual de archivos, al mismo tiempo que garantizan la conformidad con las obligaciones legales sobre manejo de documentos.

6. Conclusiones

Es así como la gestión documental en un estudio jurídico comprende mucho más que administrar archivos; es preservar la esencia de cada caso, salvaguardar la verdad material y asegurar la integridad de la información sensible. 

Como en todo, el desarrollo de la tecnología ha incidido en las prácticas de gestión documental, sin embargo, también ha traído consigo desafíos complejos. Por esto es importante mantenerse al día con las últimas tecnologías y software especializados de seguridad cibernética, así como la adopción de herramientas que faciliten la gestión eficiente de documentos encaminada a enfrentar desafíos como la diversidad de formatos y el acceso remoto.

La capacitación del equipo jurídico, la implementación de herramientas tecnológicas especializadas y la creación de políticas internas son piedras angulares para una gestión documental exitosa. 

Mantener la seguridad y eficiencia en la gestión documental no solo es una responsabilidad operativa, es un compromiso ético y una obligación legal. Es un paso adelante hacia la transparencia, la preservación de datos y el cumplimiento normativo. Con estas estrategias y enfoques integrales, los estudios jurídicos pueden trazar un camino seguro hacia una gestión documental eficiente y confiable.

Referencias

• • BOLIVIA. Código de Comercio, 25 de febrero de 1977. Recuperado de < https://www.lexivox.org/norms/BO-COD-DL14379.html >
  • BOLIVIA. Decreto Supremo Nº 22145, 11 de julio de 1989. Recuperado de < https://www.lexivox.org/norms/BO-DS-22145.html#:~:text=%2D%20Se%20prohibe%20en%20absoluto%20la,a%20otras%20de%20sus%20dependencias.  >
  • BOLIVIA. Decreto Supremo Nº 22396, 16 de diciembre de 1989. Recuperado de < https://www.lexivox.org/norms/BO-DS-22396.html >
  • BOLIVIA. Decreto Supremo Nº 3525, 4 de abril de 2018.  Recuperado de < https://www.lexivox.org/norms/BO-DS-N3525.html >
  • Informes Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures Coopers, Lybrand, Forrester Research, Ikon Office, Dataquest, Artur Anderson, Innovasoft IDC.
  • MARÍA, Francisco. TOP 10 Software para abogados y despachos jurídicos recuperado de <https://softwarepara.net/abogados/ >